DEFINICIÓN DE LA SECRETARIA.
Profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencias de un superior jerárquico a quien se le lleva una agenda y se le custodia unas actividades por medio del orden de documentos en la oficina y en la empresa y en general. Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciando también una nómina, realizando pagos y sueldos haciendo deducciones y bonificaciones de los empleados en beneficios de la empresa.
MISIÓN DE LA SECRETARIA.
Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar, la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa.
PERFIL DE LA SECRETARIA.
Buena presencia. Persona de buen tacto, amable, cortes, seria. Excelente redacción y ortografía. Persona proactiva y organizada. Facilidad para interactuar en grupo. Dominio de windows, Microsoft office, internet. Brindar apoyo a todos los departamentos Desempeñarse eficientemente en el cargo Aptitud para la organización. Buenas relaciones interpersonales. Dinámica e entusiasta. Habilidades para el planeamiento, la planeación la motivación el liderazgo y la toma de decisiones. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.FUNCIONES DE LA SECRETARIA MODERNA EJECUTIVA
Ser puntual en todas sus actividades. Reclutar las solicitudes por parte del departamento del servicio al cliente. Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento del servicio.
Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado y correspondiente para que todos estemos informados y se puedadesarrollar el trabajo. Mantener discreción sobre todo lo que respeta a la empresa. Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier función o Departamento dentro de la empresa.
Hacer y revisar llamadas telefónicas para tener informado al jefe de los compromisos y demás asuntos.
Obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por el jefe. Mejorar el aprendizaje continuamente. Ser eficiente y eficaz en cada una de sus labores. Ser dinámica creativa y proactiva según las situaciones que se presenten. Evaluar y reevaluar constantemente sus funciones.CARACTERÍSTICAS INDISPENSABLES DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA.
Desempeñar el rol de secretaría significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia las de afuera:
Los clientes El teléfono La correspondenciaLa profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización o verlo como un pasatiempo. El cargo de secretaria en una empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.
DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA.
1. ORGANIZACIÓN:
Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo de secretaria, dado que tiene acceso a material reservado, hay que mantener alejado de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable para el ámbito laboral.
2. PUNTUALIDAD:
Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo si no a la hora también de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios a cada tarea
3. PACIENCIA:
Esta es una indispensable si eres una secretaría enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios asía los demás debe mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, Regina tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.
4. ORGANIZACIÓN:
Una secretaria debe ser organizada sin escusa, las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y en todos los aspectos y estar tranquilos y tranquilas que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los q te has comprometido pero también significa no adquirir compromisos que no se puedan cumplir.
5. LEALTAD:
Es otra de las características indispensables para el cargo, sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y malas, o dedicarse a pesar de… Significa que nos damos cuenta de las debilidades de los superiores y no las revelamos defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros también abarca la dedicación al trabajo rindiendo y querido que la empresa tenga éxito en su emprendimiento y trabajar para él.
Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, si no ver si la persona está satisfecha, solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo. Un cheque no está firmado no somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.
7. RESPONSABILIDAD:
Es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo. Se comporta con diligencia ante la visita y se adtiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.
ASPECTOS ESENCIALES EN EL SER DE UNA SECRETARIA
ORGANIZACIÓN. Debe tratarse de personas metódicas y responsables.
CAPACIDAD DE TRABAJO. Han de poder 3 o 4 cosas a la vez adaptándose continuamente a los cambios.
DON DE GENTE. Tener que ofrecer la mejor imagen posible han de ser amables, comunicativas y capas de relacionarse con todos los compañeros.
DISCRECION. Por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos de ella se espera que mantengan el secreto profesional, iniciativa para resolver los problemas.
ETIQUETA Y PROTOCOLO DE UNA SECRETARIA.
NORMAS DE CORTESÍA.
Saludar y responder el saludo. Reconocer y respetar los derechos de los demás. Desempeñar el trabajo con gusto orden y eficiencia.POSTURA EN LA MESA
COMO USAR LOS CUBIERTOS EN LA MESA
PLEGARIA DE LA SECRETARIA
Ayúdame señor:
A tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos amablemente y atender al mismo tiempo dos visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos aunque tengo la certeza que apenas mañana será firmada.
A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que tal cual yo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe.
A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron sin importancia a mi jefe hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a recordar fácilmente.
A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hallan simplemente secundarios o técnicos.
A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que hora volverá, aunque so no lo sepa nadie y mucho menos su esposa.
A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, después de que he dicho no esta y de repente el me habla en voz alta
Excusas de la secretaria.
No creí que fuera tan importante Siempre lo hemos hecho así No sabía que era tan importante Tengo tanto trabajo que no puedo archivar Eso no me corresponde a mi Nadie me dijo que lo hiciera Estoy esperando que me lo autoricen Lo entregue pero no me acuerdo a quien Espera a que llegue y se lo preguntas Te lo había dicho Para mañana se lo tengo Este es su trabajo y no el mío Mi trabajo no es eseClasificación de los temas secretariales:
Las tareas que realizan las secretarias se clasifican de la siguiente manera:
Cotidiana: se refiere a la apertura y clasificación de la correspondencia, manejo de la red telefónica solo para uso exclusivo de la empresa, planeación permanente de la agenda personal y del jefe diaria y semanal. Periódicas: se refiere a la organización de reuniones del personal de los diferentes departamentos de la empresa y ser la interlocutora en le proceso de la comunicación de la empresa. Ocasionales: prepara y reservar viajes, hoteles, visad0os o espacios locativos que el jefe o la empresa necesita.Los sietes pecados de la secretaria:
La secretaria tiene actualmente una importancia vitalen todos los medios de trabajo tanto en instituciones publicas o privadas.
Cada dia la secretaria influye con su actitud e inclusive con su sola presencia para crear una empresa. Si bien es cierto que hay excelente secretarias también debemos reconocer que existen otrs que no pueden ni podrán considerarse como buenos elementos. Veamos las sietes debilidades mas frecuentes de lagunas secretarias si usted esta decidida a superarse profesionalmente evite caer en los siguientes errores:
1. Apariencia descuidada: se debe llegar a la oficina lista para trabajar con toda la apariencia de una secretaria ejecutiva, sinónimo de pulcritud.
2. Banquetes en la hora de trabajo: es de pésima presentación y de mal gusto comer durante las horas de trabajo en el espacio exclusivo para lo laboral, deja una sensación de falta de cultura, buenos hábitos entre otros.}
3. Abuso de teléfono: una gran parte de los negocios o asuntos oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se esta bloqueando un iportante medio de comunicación de la empresa o institución se forma un caos en el interior de la misma.
El uso de este medio de comunicación permite identificar a las secretarias con criterio y conciencia de ética profesional.
4. Indiscreción: comentar con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo constituye una falta gravísima. Una excelente secretaria debe ser leal a su jefe y a la empresa donde labora.
5. Descortesía: ser cortes representa educación, respeto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que el concepto que tenga los visitantes de la empresa se deberá en un alto porcentaje al trato que usted le de:
6. Murmuración: la comunicaciones muy importante para toda empresa o institución, no se involucre en grupos que se reúnen en los pasillos para intercambiar chismes o rumores.
7. Actividades ajenas al trabajo: las rifas, las colectas, ventas de todas las formas son actividades prohibida para una excelente secretaria, ya que invierten mucho tiempo en distracciones y molestias entre el personal de una oficina.
